Cara Membuat Sertifikat Massal Untuk Webinar Atau Workshop

Di awal pandemi tahun 2020 lalu, kegiatan manusia lebih banyak dipusatkan secara online, belajar online, bekerja online, pedagang yang tadinya hybrid atau full offline kini beralih ke channel online.

Walaupun pandemi telah berangsur hilang, namun kegiatan-kegiatan online tetap dilaksanakan, karena cukup efektif dan dapat mengumpulkan peserta dalam jumlah banyak. Sebenarnya istilah webinar bukanlah sesuatu yang baru, istilah ini pertama kali saya dengar pada 2010 silam. Beberapa artikel yang saya baca tentang webinar yaitu webinar Microsoft Azure pada 2010 dan Samsung yang memperkenalkan teknologi ISOCELL pada sensor kamera buatan mereka di tahun 2013. Setelah itu, webinar makin populer hingga saat ini.

Kembali ke topik utama, pada kesempatan ini kita akan belajar membuat sertifikat secara otomatis tanpa perlu mengetik nama peserta secara manual atau satu-persatu. Ini tentunya akan menghemat banyak waktu dan tenaga, apalagi ketika jumlah panitia sangat minim dan banyak pekerjaan yang harus segera diselesaikan.

Menyiapkan Data Pengguna

Skenario Sertifikat

Kita akan belajar membuat sertifikat untuk workshop online yang diadakan oleh MauCariApa.com dengan tema “Blog Sebagai Media Pendidikan Digital”. Sertifikat workshop ini akan dikirimkan melalui email yang didaftarkan oleh peserta pada saat mengisi formulir pendaftaran. Acara ini akan diikuti oleh tiga orang peserta, dengan ketentuan satu sertifikat berhasil terkirim dan dua lainnya gagal terkirim, tujuanya untuk mengetahui notifikasi email masuk, link unduh sertifikat, dan informasi apakah sertifikat telah berhasil terkirim atau tidak (dapat dilihat di dasbor admin).

Membuat Formulir Registrasi

Buka Google Forms, masuk dengan akun Anda dan pilih Form Kosong untuk membuat formulir workshop.

Langkah selanjutnya, buat variabel yang dibutuhkan (untuk pembuatan formulir ini saya hanya akan membuat variabel email dan nama lengkap saja).

Klik tulisan “Wajib diisi” agar bidang tersebut menjadi wajib diisi dan proses pendaftaran tidak dapat dilanjutkan apabila tidak mengisi bagian tersebut,hal ini berlaku untuk semua variabel di Google Forms termasuk pilihan ganda dan skala berupa angka 1-10.

Setelah membuat formulir pendaftaran dengan memasukkan variabel-variabel yang dibutuhkan, kita dapat menyimpan jawaban yang masuk berupa nama lengkap dan alamat email ke spreadsheet di Google Drive untuk tujuan pengolahan data.

Mengisi Formulir Registrasi

Pada bagian ini, kita akan mengisi formulir dengan 3 data.

Pada tab jawaban, kita dapat melihat data yang masuk, kita dapat melihat data tersebut dari spreadsheet yang telah dibuat sebelumnya.

Pada ringkasan jawaban, kita memiliki 3 nama yang akan digunakan sebagai nama penerima sertifikat, dan alamat email yang akan digunakan untuk mengirimkan link sertifikat ke email tersebut.

Membuat Sertifikat

Membuat sertifikat tidaklah sulit, sekarang banyak aplikasi yang dapat digunakan untuk mendesain sertifikat, misalnya seperti Canva dan Certifier. Banyak desain yang tersedia dan dapat langsng digunakan, tanpa perlu repot mendesain dari nol.

Untuk memudahkan pembuatan sertifikat yang akan diberikan kepada peserta workshop, kita akan menggunakan Certifier yang dapat membuat sertifikat secara massal (sesuai tingkat harga).

Harga untuk Certifier yaitu mulai dari $0 dengan kategori harga Free ($0/mo), Standard ($19/mo) dan Professional ($79/mo). Tersedia juga harga khusus dengan menghubungi sales Certifier. Untuk harga lengkap dapat dilihat disini.

Desain Sertifikat

Kunjungi website Certifier, daftar menggunakan akun Google atau alamat email, kemudian pilih desain sertifikat yang diinginkan.

Masukkan kode verifikasi yang dikirimkan oleh sistem ke email yang kita daftarkan sebelumnya.

Masukkan kode tersebut pada website Certifier, kemudian isi data seperti nama depan, nama belakang, organisasi, jenis organisasi dan lain-lain.

Setelah data tersebut diisi, kita akan diarahkan ke dasbor Certifier dan dapat mulai membuat sertifikat. Masuk ke menu Design dan pilih Create Certificate.

Kita dapat memilih template yang telah disediakan, kemudian template tersebut dapat di kustomisasi sesuai keinginan kita.

Setelah selesai di edit, klik Save untuk menyimpan perubahan pada desain sertifikat kita.

Membuat Grup Penerima

Salah satu langkah yang tidak boleh terlewat adalah bagian grup penerima, Group dan Credentials adalah dua bagian yang berbeda namun masih berhubungan satu sama lain.

Jika Group mengatur bagaimana penerima sertifikat akan menerima email yang berisi pemberitahuan bahwa ia telah menerima sertifikat dari panitia, desain sertifikat yang digunakan oleh panitia dan masih banyak lagi. Maka Credentials adalah menu yang menampilkan daftar peserta yang menerima sertifikat workshop tersebut.

Setelah selesai mengatur grup penerima, klik tombol Create Group untuk membuat grup penerima, setelah itu, kita akan diberitahu bahwa grup penerima telah selesai dibuat, kita juga diberi pilihan apakah akan mengunggah data untuk penerima yang nantinya akan tampil pada menu Credentials atau tidak, untuk bagian ini kita lewat saja, karena kita akan menggunakan data yang ada di Google Forms.

Apabila muncul layar diatas, klik tombol Close untuk menutup layar dan kita dapat melanjutkan ke tahapan lain yaitu integrasi Zapier.

Integrasi Zapier

Sebelum memulai tahapan ini, ada baiknya Anda mendaftar atau masuk ke website Zapier, agar integrasi berjalan lancar.

Setelah selesai itu, kita dapat menghubungkan Certifier dengan Google Forms melalui Zapier.

Pilih Google Forms pada menu Integration, kemudian hubungkan Certifier dengan Google Forms.

Karena kita telah masuk di Zapier, langkah selanjutnya kita hanya perlu membuat koneksi Certifier agar proses integrasi dapat berjalan dengan baik.

Setelah menghubungkan Certifier dan Google Forms, kita akan diminta memasukkan Access Tokens agar Certifier dapat terhubung dengan Google Forms.

Untuk mendapatkan Access Tokens yang dimaksud, kita dapat menemukannya di Settings > Developer > Access Tokens.

Klik tombol + Generate Access Token dan isi nama untuk token tersebut agar mudah diingat.

Setelah memberi nama untuk token tersebut, kode rahasia akan muncul di layar, kita dapat menyalinnya dengan mengklik tombol Copy dan tempel pada halaman di Zapier yang meminta access token tadi. Perlu diingat, kode ini hanya muncul satu kali dan tidak akan muncul lagi. Apabila tab terlanjur ditutup, kita harus membuat access token yang baru.

Untuk melanjutkan, klik tombol Yes, Continue dan sistem akan mengarahkan kita ke halaman penyiapan integrasi antara Certifier dan Google Forms.

Sinkronisasi Data Dari Google Forms Ke Certifier

Setelah Google Forms dan Certifier terhubung, langkah selanjutnya yaitu melakukan sinkronisasi data yang ada di Google Forms dan Certifier, salah satu data yang akan di sinkronisasi adalah nama peserta workshop dengan nama penerima sertifikat.

Pertama-tama, kita hubungkan dulu Google Forms dengan masuk ke akun Google kita, dimana akun tersebut merupakan pengelola formulir registrasi workshop yang telah kita buat sebelumnya.

Setelah berhasil masuk, langkah selanjutnya memilih akun yang akan digunakan.

Setelah memilih akun, klik Continue untuk melanjutkan. Pilih formulir yang datanya akan disinkronkan dan nantinya akan digunakan sebagai penerima sertifikat, klik Continue untuk melanjutkan.

Selanjutnya kita akan menguji sinkronisasi apakah berjalan dengan baik atau ada masalah, terutama masalah koneksi antara Google Forms dan Certifier. Klik tombol Test Trigger untuk mulai pengujian.

Apabila tidak terjadi kendala, layar akan menunjukkan data yang tersimpan di Google Forms yang salah satunya berisi nama lengkap peserta seperti pada gambar dibawah ini. Pada tahapan ini, penyiapan sinkronisasi Google Forms telah selesai, selanjutnya kita akan menyiapkan sinkronisasi Certifier. Klik Continue untuk melakukan penyiapan selanjutnya.

Seperti pada Google Forms, kita juga akan memilih akun Certifier yang sebelumnya telah dihubungkan melalui penggunaan Access Tokens. Seperti biasa, klik Continue untuk melanjutkan.

Langkah selanjutnya, mengatur nama penerima, alamat email penerima, opsi menerbitkan sertifikat yang nantinya akan menampilkan tanggal cetak/diterbitkan dan tanggal kadaluarsa sertifikat (biasanya digunakan untuk sertifikasi profesi seperti sertifikasi LPIC 1-3 yang diterbitkan oleh Linux Professional Institute dan berlaku selama 5 tahun).

Klik tombol Continue untuk melanjutkan.

Setelah semua penyiapan selesai, kita akan menguji apakah sertifikat yang datanya diambil dari Google Forms berhasil dibuat atau tidak. Gambar berikut menunjukkan bahwa data telah berhasil dikirim ke Certifier, artinya proses penyiapan sinkronisasi Certifier telah berhasil dibuat.

Setelah semuanya selesai, klik Publish Zap & Turn On untuk mengaktifkan Zap yang baru saja dibuat.

Transfer Data Dari Google Forms Ke Certifier

Karena pada skenario pembuatan sertifikat seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, kita telah memiliki 3 peserta lengkap dengan alamat emailnya. Jadi kita akan mentransfer data dari Google Forms ke Certifier agar sertifikat dapat diterbitkan.

Namun apabila proses pengumpulan data bersifat realtime, proses sinkronisasi diatas sebenarnya sudah cukup untuk menambahkan peserta ke data Credentials, tanpa perlu melakukan transfer data.

Untuk memulai, pilih menu Transfers kemudian pilih menu New Transfer.

Ada dua opsi sebelum melakukan proses transfer, yaitu Run once dan Schedule. Run once yaitu proses transfer data hanya dilakukan satu kali, sedangkan Schedule yaitu melakukan transfer data lebih dari satu kali sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan.

Setelah memilih opsi transfer, selanjutnya buat transfer baru dengan mengklik tombol Create a new transfer.

Pilih aplikasi yang bertugas sebagai sumber dan satunya sebagai tujuan transfer. Untuk aplikasi sumber, pilih Google Forms, sedangkan untuk aplikasi tujuan pilih Certifier.

Pilih sumber data yang akan digunakan, dalam hal ini formulir yang digunakan untuk registrasi peserta. Setelah selesai memilih formulir, klik Next untuk melanjutkan.

Setelah memilih sumber data, selanjutnya pilih akun/workspace Certifier yang akan digunakan.

Setelah memilih akun/workspace Certifier, kita akan memetakan variabel yang sesuai dengan keinginan kita. Misalnya bidang Recipient Name menggunakan value Nama Lengkap, Recipient Email menggunakan value RespondentEmail, dan seterusnya.

Setelah menentukan variabel antara Google Forms dan Certifier, selanjutnya sistem akan memeriksa apakah variabel-variabel yang digunakan telah sesuai atau belum, apabila belum kita dapat kembali ke langkah sebelumnya. Pada gambar dibawah ini, terdapat 3 pratinjau, karena data pada Google Forms hanya berisi 3 saja, apabila ada 30 atau 50 misalnya, maka pratinjau akan menampilkan angka sesuai banyaknya jumlah peserta.

Apabila semua telah siap, klik tombol Looks good untuk melanjutkan.

Layar akan menampilkan semua peserta yang telah mendaftar pada formulir registrasi, klik Next untuk melanjutkan.

Zapier kembali menanyakan apakah kita yakin akan mengirim data yang sebelumnya kita pilih untuk dikirim ke Certifier. Klik Send data untuk menyelesaikan proses transfer data.

Transfer data dapat dikatakan berhasil, apabila muncul tampilan seperti gambar dibawah ini.

Setelah proses transfer data selesai, kembali ke website Certifier dan masuk ke menu Credentials, pada menu tersebut kita akan melihat nama-nama peserta workshop, apabila terdapat ikon sertifikat hijau seperti yang ada pada nama peserta Anton Toni Agung, artinya sertifikat telah terkirim ke alamat email yang tertera di layar. Sedangkan apabila ikon sertifikat berwarna oranye seperti pada nama Devina Mutia dan Eca Febriyanti, maka email tersebut tidak terkirim karena alamat email tidak ada atau terjadi kesalahan penulisan email. Selain dikirim melalui email, kita juga dapat membagikan tautan sertifikat kepada peserta melalui WhatsApp atau Telegram.

Pada gambar dibawah ini, kita akan melihat bagaimana email berisi tautan sertifikat dikirimkan kepada peserta.

Untuk melihat tampilan sertifikat, klik View certificate dan layar akan dialihkan ke tautan sertifikat, lengkap dengan beberapa informasi seperti penerbit sertifikat, nama penerima dan tanggal dicetaknya.

Kita dapat mengunduh sertifikat tersebut dengan mengklik tombol Download, dan sertifikat akan diunduh ke perangkat kita.

Kita juga dapat menambahkan kode QR pada sertifikat kita, sehingga dapat di scan dan dapat dijamin keasliannya. Namun fitur ini hanya tersedia untuk pengguna berbayar, jadi untuk Anda yang bekerja di perusahaan/lembaga sertifikasi dapat berlangganan Certifier dan menggunakan fitur ini.

Penutup

Certifier, dapat digunakan untuk membuat sertifikat pelatihan, workshop, webinar, penghargaan atau bahkan sertifikasi profesi yang berlaku untuk jangka waktu tertentu.

Selain itu, fitur utama Certifier yaitu dapat membuat dan mendistribusikan sertifikat secara massal alih-alih mengerjakannya secara manual, semua ini dilakukan secara otomatis kecuali penyiapan dan desain sertifikat. Dengan begitu, tim panitia terutama yang beranggotakan hanya 2-3 orang akan sangat terbantu dengan Certifier.

Untuk mendapatkan fitur yang lebih lengkap, dapat berlanggan bulanan atau tahunan sesuai keinginan. Kunjungi website resmi Certifier untuk mulai membuat sertifikat digital Anda.